Požar u zgradi “Elektrokrajine” u centru Banjaluke koji je, na sreću, prošao bez ljudskih žrtava, napravio je veliku materijalnu štetu i još jednom otvorio pitanje na koji način se u institucijama i javnim ustanovama u Srpskoj čuva važna dokumentacija i dokle smo stigli sa pretvranjem papira u najsigurnije, digitalne arhive.

Činjenica da je, kako danas kažu iz ovog preduzeća, sva važna dokumentacija smještena u glavnom dijelu zgrade koji je ostao netaknut, takođe je samo “srećna okolnost”, bez koje bi se priča o požaru vjerovatno drugačije završila.

“Što se tiče dokumentacije, možemo reći da je riječ o desetak kancelarija koje koristi ‘Elektroprivreda Republike Srpske’ kojoj mi iznajmljujemo kancelarije, a nekoliko ostalih su kancelarije ‘Еlektrokrajine’. Sva dokumentacija je u glavnom dijelu zgrade koji je ostao čitav”, kaže Predrag Klincov, portparol “Elektrokrajine”.

“Svođenje papirne dokumentacije na minimum, jedini je način da je trajno sačuvate, kažu stručnjaci iz oblasti arhiviranja. Od majskog potopa 2014, do požara u zgradi Investiciono-razvojne banke, pokazalo se da takve stvari jednostavno ne možete da predvidite”, objašnjava Željko Stojnić, direktor kompanije Infinity ADS, članice Infinity International Group, i jednog od lidera u digitalnom arhiviranju u BiH. Napominje da se ovom problemu ne poklanja dovoljno pažnje, uprkos tome što preduslovi za to postoje.

“I dalje je većina dokumentacije u Srpskoj u papirnom obliku, iako Zakon o arhivskoj djelatnosti daje mogućnost stvaraocima dokumentacije da digitalizacijom svedu papirnu dokumentaciju na minimum. Teško je i nabrojati sve institucije i ustanove koje su u riziku da zauvijek izgube ključna dokumenta, a još teže objasniti važnost te dokumentacije u svim njenim segmentima”, kaže Stojnić.

Napominje i da nam u toj oblasti nedostaje jasna obaveza svakog stvaraoca i imaoca dokumentacije da se sa velikom pažnjom odnosi prema građi, ali i oštrija kaznena politika.

“Pooštravanjem kaznene politike i većim angažmanom ‘Arhiva RS’, Inspektorata, Ministarstva pravde, možemo urediti i ovu oblast, kako bismo uhvatili korak sa naprednijim društvima. Ne smijemo dozvoliti da nam zbog nemarnosti zauvijek nestane dokumentacija koja ima arhivsku i istorijsku vrijednost, slike, predmeti koje svjedoče o minulim vremenima na ovim prostorima”, kaže Stojnić.

Takođe objašnjava da integracija digitalnih arhiva u arhivske depoe predstavlja značajan korak naprijed u ublažavanju rizika od požara i drugih katastrofa.

“U pitanju je takozvana digitalna replikacija, odnosno arhivski depo za smanjenje rizika, koji se oslanja na digitalizaciju svojih fondova. To znači stvaranje visokokvalitetnih digitalnih kopija dokumenata, fotografija, rukopisa i drugih materijala i sve to se čuva odvojeno od fizičkih zbirki. Takođe, da bi se obezbjedila sigurnost i pristupačnost digitalnih arhiva, one se čuvaju na bezbjednim platformama zasnovanim na oblaku. Ove platforme koriste napredne bezbjednosne mjere za zaštitu od nestajanja podataka i neovlašćenog pristupa”, objašnjava Stojnić i naglašava da takvi sistemi imaju mogućnost praćenja u realnom vremenu, kao i planove oporavka od katastrofe.

Digitalne arhive takođe predstavljaju skladište ogromne količine podataka, obezbjeđujući sveobuhvatnu rezervnu kopiju svih bitnih informacija.